Trives sånn akkurat passe i åpne kontorlandskap

Da Legemiddelverket flyttet inn i nye lokaler i 2016, ble de ansatte møtt av en helt ny kontorløsning. Nå skulle alle sitte i åpne kontorlandskap, som så mange andre de siste ti årene. Legemiddelverket gikk fra at stort sett alle hadde eget kontor til at ikke engang direktøren har det. Planen var også at ingen skulle ha faste plasser, men det møtte stor motstand blant de ansatte og ble utsatt.

Det varierer hva de ansatte synes om åpne kontorlandskap, og skillelinjene går gjerne på alder og jobberfaring, men kanskje mest personlighet, har hovedtillitsvalgt for Norges Farmaceutiske Forening (Farmaceutene), Pernille Harg, merket seg. Men etter syv år har de fleste slått seg til ro med de åpne landskapene.

— Jeg tror ikke alle hadde stemt for åpent landskap, men det er det det er, konstaterer hun.

LES OGSÅ: Tillitsvalgte på Legemiddelverket tar omorganisering med ro

Ingen som slåss for enekontor

Verken Harg eller de andre tillitsvalgte oppfatter at det er noen stor direkte motstand mot åpne landskap lenger.

— Jeg tror nok at når det først har skjedd, så forsoner folk seg med det. Folk kommer ikke nå, lenge etter at vi innførte det, og klager sin nød. Det er jo idet endringen skjer at det oppleves vanskelig, og så går det seg til, mener områdetillitsvalgt på helseøkonomi og analyse, Ingrid Albert.

— Det er klart at det er litt vanskeligere å drive konsentrasjonsarbeid enn på eget kontor, men det har kanskje ikke vært så ille som jeg hadde fryktet da vi flyttet over i åpent landskap, legger varahovedtillitsvalgt Gunnar Fløan Rimul til.

 

Vi får jobbe innenfor det som er mulig. Det er ikke noe mulighetsrom å få tilbake kontorene.

^{Ingrid Albert}

Som tillitsvalgte har de valgt en pragmatisk holdning til kontorløsningen. De aksepterer at det ikke er noen vei utenom og jobber for å gjøre situasjonen best mulig innenfor de rammene.

— Vi får jobbe innenfor det som er mulig. Det er ikke noe mulighetsrom å få tilbake kontorene, sier Albert.

Harg påpeker at de blant annet tok det opp med ledelsen da Legemiddelverket i vinter skrudde ned temperaturen. Flere følte at det ble så kaldt at det ikke var forsvarlig å sitte der og jobbe.

— Alle sånne ting til sammen gjør det mindre attraktivt å være her, og det sier vi ifra om, forsikrer hun.

LES OGSÅ: Pål Espen Johannessen om forliket: — Kan gå med rak rygg og hevet hode

Uendelig søken etter møterom

Vi møter de tre og resten av tillitsvalgtgruppen under et av deres annethvert ukentlige møte på et av de mange små møterommene på Legemiddelverket. Tre stykker deltar fysisk og tre deltar digitalt. Et av de største, tydeligste og vedvarende irritasjonsmomentene ved åpne landskap er den uendelige letingen etter og kampen om møterom og stillerom.

— Det er veldig stort press på de rommene. Det er vanskelig å finne både multirom og møterom når man er her, sier Fløan Rimul.

Ikke minst kan det være utfordrende hvis det dukker opp et umiddelbart behov.

— Det er nok noe noen opplever som en utfordring, at man løper litt rundt for å finne et rom hvis man plutselig trenger et rom eller får en telefon, istemmer Harg.

STAMI-studie viser mer sykefravær i åpne kontorlandskap

NFT besøker Legemiddelverket fordi forskere fra Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) har undersøkt hvordan kontordesign og tilgang til hjemmekontor henger sammen med egenmeldt sykefravær. Tidligere studier har gitt varierende svar. STAMI-forskerne fant høyere sannsynlighet for sykefravær blant arbeidstakere i åpne kontorlandskap med faste plasser, enn blant arbeidstakere i enekontor. Forskjellene gjaldt etter man hadde justert for alder, kjønn, utdanningsnivå, lederansvar og hvor mye tid man bruker på kontorarbeid. Studien er basert på data fra SSBs levekårsundersøkelse om arbeidsmiljø.

— Våre funn bekrefter tidligere studier som har funnet at åpne kontorløsninger kan gi økt risiko for sykefravær sammenliknet med enekontor. En viktig styrke ved vår studie er at den er gjennomført i et stort representativt utvalg av den yrkesaktive befolkningen, uttaler stipendiat og forsker Randi Hovden Borge på nettsidene til STAMI.

Legemiddelverket vokste under pandemien

Under og etter pandemien skjedde to ting som påvirket kontorstrukturen ved Legemiddelverket. Først ble alle sendt på hjemmekontor, og når alle kom tilbake, hadde det kommet til så mange nye ansatte at det ikke lenger var mulig å ha faste plasser.

— Først ble det fjernet en del sofaer og grønne planter og sånn for å få på plass flere pulter, men på ett eller annet tidspunkt så er det jo fullt, og da tvang det seg frem. Så da har vi hatt clean desk – ryddig pult heter det vel på godt norsk – og free seating, forklarer Harg.

 

Jeg tror ikke alle hadde stemt for åpent landskap, men det er det det er.

^{Pernille Harg}

Alle må rydde plassen sin tom når de går hjem for kvelden, og de har en hylle med en kasse for å oppbevare tingene sine. Noen har faste plasser av medisinske eller andre grunner, og det er definerte områder for de som jobber sammen, men i prinsippet kan alle sitte hvor de vil. I praksis velger de fleste samme plass som de brukte dagen før.

Endringen fra faste plasser møtte motstand denne gangen også, men litt mindre enn i første omgang. I tillegg antas det at noen av ulempene ved frie plasser blir oppveid av tilgangen til hjemmekontor. Det er en regel om maks to dager hjemmekontor i uken, men den blir liberalt oppretthold, noe de tillitsvalgte tror er absolutt nødvendig.

— Det er vel en del som er på møter og sånn, så kanskje det hadde gått med en sånn underdekning, men hvis alle hadde møtt opp, så hadde det vært trangt, sier Harg.

Albert føyer til at det var flere som steilet da det var snakk om å stramme inn reglene for hjemmekontor etter koronapandemien.

— Jeg føler det hjelper på at man føler man får noe igjen for det. «Greit. Da har vi free seating, men da kan jeg også sitte hjemme når det passer meg best.» Da blir det liksom litt lettere, tror hun.

Åpne landskap fungerer noen ganger og andre ikke

Holdningen til åpne kontorlandskap varierer litt blant de tillitsvalgte som blant de ansatte.

Varahovedtillitsvalg Anne Cathrine Vestrheim, som bor et stykke unna og har avtale om hjemmekontor, merker det godt når hun er innom Helsfyr.

— Da blir det sosiale dager og møtedager. Jeg klarer liksom ikke sette meg ned og jobbe med noe tungt midt i landskapet, erkjenner hun som også da hun bodde i Oslo ofte valgte hjemmekontor hvis hun skulle konsentrere seg eller ha digitale møter.

Områdetillitsvalgt på regulatorisk og legemiddelbruk, Thi Le, begynte på Legemiddelverket under pandemien. Hun ser fordeler og ulemper med åpent landskap.

— Da var det ingen på kontoret, så det ble en veldig rar start på å bli kjent med enheten min. Så for min del, så hjalp egentlig åpent landskap, fordi terskelen for å si hei til folk og gå bort og spørre er mye lavere enn kanskje med et lukka rom, mener hun.

Hun skjønner at det kan være slitsomt med støy i lokalene når en skal konsentrere seg, men selv er hun vant til å sitte og jobbe på en åpen lesesal fra studietiden og hører ofte på musikk når hun jobber.

— Så jeg blir sjelden forstyrret av andre.

Områdetillitsvalgt på legemiddelforsyning og medisinsk utstyr, Lawin Askari, startet nesten samtidig som Le og sier mye av det samme.

— Jeg har ikke noe å sammenlikne med. Jeg har ikke hatt kontor eller fast plass engang, så jeg vet ikke hvordan det er.

Hun hører også ofte på musikk når hun jobber, men det er en grense for hvor lenge hun kan sitte med musikk på øret om gangen, og hun tar også noen ganger hjemmekontor hvis hun må konsentrere seg.

— Så det funker av og til, men av og til så funker det ikke, smiler hun.

Kan være vanskelig å bygge miljø

Den lette tilgangen på kolleger kan også slå begge veier.

— Jeg synes det å kunne gjøre kjappe avklaringer er fint i åpne landskap, men samtidig er det jo også veldig fokus på at man ikke skal forstyrre andre, så det gjør at man kanskje legger litt bånd på seg når man skal snakke med andre, og det er litt større terskel for å ta med seg noen inn på et multirom for å snakke enn før da man hadde kontor hvor man kunne treffes, vedgår Fløan Rimul.

Harg mener et av problemene med åpent landskap som skyver folk på hjemmekontor, er at det blir vanskeligere å bygge et sosialt miljø og overføre kunnskap fra de erfarne til de ferske.

— Det er jo viktig at de er her for å drive opplæring av de nye og være den kompetansen. Det er klart at terskelen for å ringe en som sitter hjemme, er jo høyere enn å snakke med noen som sitter der.

Her får de støtte av forskningen.

— Mange forventer økt kreativitet og samhandling. Men studier med objektive kartlegginger viser at ansikt til ansikt-kommunikasjon mellom ansatte reduseres betydelig i åpne kontorløsninger, sier forsker Morten Birkeland Nielsen fra STAMI på STAMIs nettsider.

Åpne landskap kan gi diffuse plager

— Studien så flere sykemeldinger. Merker dere det her?

— Sykefraværet tror jeg ikke er spesielt endret, sier Harg som samtidig understreker at det er litt vanskelig å sammenlikne siden det har vært så mange endringer i forbindelse med pandemien.

Hun tror også at det er en del som velger hjemmekontor og jobber litt i stedet for å sykmelde seg.

Anne Cathrine Vestrheim påpeker at det antakelig er en del som får litt diffuse plager, som ikke er så lett å plassere årsaken til, av åpent landskap.

— Det gjør at folk av og til må ta pauser og dra hjem og ha hjemmekontor fordi man går hjem med hodepine og er sliten i hodet på en annen måte. Det er ikke fordi du har konsentrert deg så veldig om det faglige, men du har på en måte måttet konsentrere deg om å stenge lyder og folk ute, sier hun.

— Det synes jeg er en god betraktning. Man glemmer kanskje det litt, ikke sant. Man tenker ikke på det i hverdagen, men det er nok sant: Du blir sliten av det, supplerer Ingrid Albert.

STAMI-forskerne fant også at arbeidstakere med mulighet til å jobbe hjemmefra hadde lavere sannsynlighet for sykefravær enn de som ikke hadde denne muligheten.

Det som var mer overraskende for forskerne var at den effekten er mindre på de som jobber i åpent landskap enn de som har eget kontor.

– Dette funnet overraska oss litt. Vi ville undersøke om tilgang til hjemmekontor kunne fungere som en buffer for noen av de utfordringene mange opplever i kontorlandskap. Det fant vi ikke støtte for, i hvert fall ikke når det kommer til sykefravær. De negative aspektene ved åpne løsninger bør derfor adresseres uansett, uavhengig av om ansatte kan jobbe hjemmefra eller ikke, sier Hovden Borge på stami.no.

(Publisert i NFT nr. 6/2023 side 10-12.)